En esta ocasión hablaremos de una herramienta de gran utilidad para su negocio y que se encuentra de modo gratuito dentro de Google. Se trata de Google Docs, un programa basado en la web para crear documentos online y que permite trabajar sobre ellos en grupo de modo simultáneo.
Las ventajas de Google Docs son las siguientes:
- Permite crear online documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
- Para usarlo sólo necesitará tener una cuenta abierta en gmail, al igual que para compartirlo, los usuarios a los que se envíe, deberean tener una cuenta en el compañía de correo electrónico.
- Podrás compartir el documento y colaborar con otros usuarios en tiempo real. Mediante un sistema que asigna una etiqueta con un color a cada usuario con el que se compartió el documento, permite ver quién hizo qué cambio y revertirlos en caso de ser necesario.
- Es un modo seguro de almacenar y organizar los documentos de trabajo, siempre a disposición del equipo allá donde esté, con la necesidad tan sólo de tener a la mano la cuenta de correo en la que se compartió.
- Es un modo de controlar quién accede a los documentos. El creador del mismo podrá decidir en todo momento quién puede verlo y, en caso de necesitarlo, eliminar a gente con la que previamente se compartió algún documento.
- Se pueden crear documentos básicos desde el inicio, pero también permite subir archivos ya creados y acepta la mayoría de los formatos de archivos comunes, como .doc, .xls, .tff, .pdf o .ppt.
- Ofrece posibilidades de crear formularios útiles para recopilar información, por ejemplo en encuestas o suscripciones y también gráficos personalizados.
- Permite insertar videos de YouTube para presentaciones y reproducirlos directamente.
Para usarlo, como dijimos antes, solo tendrá que tener una cuenta de Gmail y buscar en el directorio que se encuentra arriba del correo, la pestaña ‘Docs’. Pinche ahí y le aparecerá una nueva ventana. En la parte izquierda de la pantalla, verá un botón que dirá ‘Create’. A partir de ese momento, usted podrá elegir el tipo de documento que quiera crear y hacer uso de las mcuhas posibilidades de esta herramienta.